Elk type team zal af en toe tegen problemen in de werkplek aanlopen. Of deze meningsverschillen nu gaan over teamprojecten of actuele zaken, de wortel van het probleem is vaak te vinden in culturele verschillen. Dit is vooral waar naarmate de wereld steeds globaler wordt en teams bestaan uit leden met verschillende levenservaringen.
Als leider en mentor, hoe kun je interculturele communicatie effectief beheren om conflicten in de remote werkplek te vermijden en op te lossen? Elk bedrijf zou een strategie moeten hebben voor het omgaan met dit probleem voordat het zich voordoet, om een sterkere, gezondere omgeving te creëren.
Wat is interculturele communicatie?
Interculturele communicatie gaat over hoe we informatie en ideeën delen met mensen uit verschillende culturele achtergronden. Het omvat alles, van de woorden die we gebruiken tot onze lichaamstaal en gebaren. In de huidige mondiale werkplek is het beheersen van interculturele communicatie essentieel voor een goede samenwerking, het opbouwen van teamwork en het creëren van sterke relaties met collega’s. Het belangrijkste doel van interculturele communicatie is het bevorderen van begrip en samenwerking binnen diverse teams, zodat iedereen zijn of haar unieke perspectieven kan bijdragen.
Waarom is er behoefte aan betere interculturele communicatie?
Wat maakt het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat jouw kantoor voorbereid is op effectieve interculturele communicatie tijdens het werken op afstand?
Feit is dat de revolutie van het remote werk al goed op gang was voordat de COVID-19-pandemie toesloeg. Na de impact van de pandemie op de wereldwijde arbeidsmarkt staat vast dat het handhaven van sterke remote werkplekken essentieel zal blijven.
In zowel de VS als het VK gaan steeds meer bedrijven en werknemers volledig over op remote werken. De redenen hiervoor variëren van kostenbesparing tot het verminderen van de milieu-impact.
Meer dan 53% van de Britse werknemers hoopt na de pandemie in een hybride model te kunnen werken, waarbij ze tijd splitsen tussen thuis en op kantoor. Meer dan 9.000 werknemers in zes landen zijn ondervraagd, en het bleek dat meer dan 70% van de respondenten ook de voorkeur geeft aan hybride werken. Deze trend is wereldwijd zichtbaar, en meer dan 92% van de ondervraagde werknemers in de VS verwacht in de toekomst minstens één dag per week vanuit huis te werken, ondanks dat slechts een derde van de Amerikaanse remote werknemers een aparte werkruimte thuis heeft.
Naarmate meer bedrijven zich committeren aan hybride of volledig remote werkplekken, zal de diversiteit in die ruimtes exponentieel toenemen. Het zal eenvoudiger worden om nieuwe meningen en werknemers uit verschillende gebieden aan te trekken. Dit proces zal de behoefte aan effectieve interculturele communicatie in een remote werkplek vergroten.
Barrières voor interculturele communicatie
Barrières voor effectieve interculturele communicatie
Bij het verbeteren van interculturele communicatie in de diverse werkplekken van vandaag is het belangrijk om de barrières te herkennen die onze inspanningen kunnen belemmeren, vooral in remote en hybride omgevingen. Deze barrières fungeren vaak als onzichtbare muren, waardoor het moeilijk wordt om contact te maken met collega’s uit verschillende achtergronden.
Emotionele factoren, zoals angst of frustratie, kunnen leiden tot een terughoudendheid om ideeën te uiten en open dialoog te bevorderen. Samen met verschillende culturele normen en waarden kunnen gemakkelijk misverstanden ontstaan, wat spanning en verwarring onder teamleden creëert. Onze percepties spelen ook een significante rol; wat voor de één duidelijk lijkt, kan door een ander anders worden geïnterpreteerd, wat leidt tot onnodige conflicten.
Daarnaast kan een gebrek aan blootstelling aan verschillende culturen de mogelijkheid van een individu om verschillende standpunten te waarderen, beperken, waardoor effectieve communicatie nog moeilijker wordt.
Voorkeuren in communicatietools kunnen een extra laag van complexiteit toevoegen, aangezien sommige teamleden de voorkeur geven aan videobellen, terwijl anderen liever e-mail of instant messaging gebruiken, wat een disconnect in samenwerking creëert. Taalverschillen vormen ook uitdagingen; nuances en idiomen vertalen zich mogelijk niet goed, wat verwarring en frustratie in gesprekken kan veroorzaken.
Samen hebben deze barrières een impact op de productiviteit en innovatie van kleine bedrijven. Het herkennen en aanpakken van deze barrières is essentieel voor effectieve interculturele communicatie op de werkplek. Door deze barrières te doorbreken, kunnen organisaties het volledige potentieel van hun teams ontsluiten en een levendige, diverse werkomgeving bevorderen.
Dus, wat kun je doen om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf de beleid implementeert om dit mogelijk te maken?
Tip 1: Stel richtlijnen op voor e-mails en communicatie
Wanneer je met wereldwijde teams werkt en e-mail of andere kanalen voor communicatie gebruikt, wil je ervoor zorgen dat alle teamleden dezelfde hoeveelheid informatie uit die communicatie ontvangen.
Een eenvoudige set richtlijnen voor alle teams kan helpen om ervoor te zorgen dat interculturele communicatie aan alle kanten duidelijk is:
- Overweeg welke culturele nuances de communicatie kunnen beïnvloeden (bijv. de slang die in het VK en de VS wordt gebruikt, kan verschillen, ook al gebruiken beide teams Engels).
- Herinner werknemers eraan om de taal eenvoudig en rechttoe rechtaan te houden, zodat alle teams het kunnen begrijpen.
- Vraag werknemers om hun gebruik van metaforen of acroniemen te beperken die verwarrend kunnen zijn; als ze worden gebruikt, leg dan ook hun betekenis uit.
- Stel, indien nodig, communicatietijden in die passen bij de verschillende tijdzones op de communicatiewebsites.
- Organiseer je communicatiekanalen zodat het starten van interacties en het stellen van vragen eenvoudiger wordt.
Sommige van deze dingen kunnen intuïtief voor je aanvoelen als je gewend bent om met internationale termen te werken. Echter, niet iedereen heeft ervaring met groepscommunicatie buiten hun eigen culturele sfeer.
Door eenvoudige richtlijnen en ideeën te geven, kun je iedereen helpen zich meer op zijn gemak te voelen bij het maken van contact met anderen in het bedrijf.
Tip 2: Pas je communicatiestijl aan
Wanneer je met een zeer diverse groep werkt, ontdek je misschien al snel dat niet alle teamleden op dezelfde manier reageren op opdrachten, vragen of communicatie. Culturele verschillen in hoe we denken, leren en interactie hebben, kunnen ervoor zorgen dat we informatie anders interpreteren.
Het is echter cruciaal om ervoor te zorgen dat alle teamleden tot dezelfde conclusie komen, ongeacht hun culturele achtergrond.
Een geweldige manier om dit te doen, is door open vragen te stellen om te controleren of er begrip is. Een open vraag, ook wel een open vraagstelling genoemd, is wanneer er geen eenvoudig “ja” of “nee” antwoord op een vraag is. Dit type vraagstelling vereist dat de beantwoorder context en details geeft.
Hoe is dit nuttig voor interculturele communicatie?
In een niet-diverse werkplek kan het simpelweg vragen “Begrijp je de taak?” voldoende zijn; het team kan gewoon “ja” of “nee” zeggen. In een meer diverse remote werkplek laat deze type vraagstelling echter veel ruimte voor interpretatie. Het aanpassen van je communicatiestijl kan ervoor zorgen dat zaken gelijk worden begrepen, geïnterpreteerd en uitgevoerd door alle teamleden.
Tip 3: Train je teamleiders
Om ervoor te zorgen dat jouw teams effectieve interculturele communicatie hebben, moet je ervoor zorgen dat je teamleiders getraind zijn in hoe ze dit kunnen doen. Multiculturele teams zijn complexer om te beheren dan teams met één cultuur. Wanneer de teamleiders de juiste kennis hebben, kunnen ze de basis leggen voor meer succesvolle communicatie.
Bijzonder is dat training voor teamleiders ervoor zorgt dat zij begrijpen hoe ze succesvolle werkrichtlijnen, verwachtingen en communicatie op teamniveau kunnen opzetten. Dit is essentieel voor een succesvolle remote werkplek.
Tip 4: Plan om specifieke problemen aan te pakken
Het kan moeilijk zijn om je voor te bereiden op alle mogelijke problemen met betrekking tot multiculturele communicatie in een remote werkplek. Afhankelijk van het aantal werknemers, de sector waarin je werkt en de soorten teams die je hebt, zijn er veel fronten te dekken.
Er is echter één ding waar je specifiek op kunt voorbereiden: je kunt verwachten moeilijkheden te ondervinden in interculturele communicatie. Wat je ook doet, er zullen momenten zijn waarop de communicatie hapert vanwege culturele verschillen.
Wanneer dit onvermijdelijk gebeurt, is het van vitaal belang om voorbereid te zijn om de situatie zo snel en grondig mogelijk aan te pakken en te verhelpen. Een mogelijke manier om dit te doen, is door online talen te leren via verschillende apps, zoals interactieve taalleer games.
Er zijn een paar veelvoorkomende oorzaken van problemen met interculturele communicatie:
- Multiculturele werknemers kunnen terughoudend zijn om eerlijk hun mening of gevoelens te uiten.
- Sommige leden van multiculturele teams kunnen handelen op basis van negatieve culturele stereotypen, wat problemen met andere teamleden kan veroorzaken.
- Taalverschillen kunnen leiden tot misverstanden en verkeerde interpretaties.
- Normen voor professionele etiquette kunnen sterk verschillen tussen culturen; dit kan leiden tot meningsverschillen.
- Werkverwachtingen kunnen tussen culturen verschillen, wat kan leiden tot botsingen tussen teamleden.
Tip 5: Moedig actief luisteren aan
Actief luisteren is een eenvoudige maar krachtige manier om interculturele communicatie op de werkvloer te vergroten. Het gaat niet alleen om het horen van woorden, maar ook om het opvangen van toon, gevoelens en intenties erachter. Wanneer je actief luistert, begin je subtiele aanwijzingen op te pikken die je in staat stellen om op een dieper niveau contact te maken met je collega’s.
Ongeacht waar je werkt, thuis of op kantoor, neem de tijd om echt te luisteren. Wanneer je actief luistert, toon je respect en help je vertrouwen op te bouwen. Wanneer anderen het gevoel hebben dat ze gehoord worden, laten ze vaak hun verdediging zakken en delen ze hun gedachten.
Door actief luisteren krijg je ook de kans om de verschillende culturele achtergronden van je teamleden te ontdekken. Let op hoe zij communiceren – of ze de voorkeur geven aan directheid of subtiliteit, hoe ze feedback ontvangen en geven, of hoe ze het oneens zijn. Observatie kan je helpen om je communicatiestijl aan te passen en inclusiever te maken.
Overweeg dit: door te luisteren kun je je werkproces harmoniseren met de diverse communicatiestijlen van je collega’s. Dit luisteren creëert een veiligere, teamvriendelijke sfeer waarin alle partijen zich gehoord en gewaardeerd voelen. De volgende keer dat je in gesprek bent, doe de moeite om daadwerkelijk te luisteren. Actief luisteren is een subtiele verschuiving die een enorme impact kan hebben op de samenwerkingscapaciteit van je team.
Conclusie
Wanneer je een team analyseert, moeten teamleiders zich bewust zijn van de mogelijkheid van deze vier onderliggende oorzaken voor vrijwel elk intercultureel probleem. Door het onderliggende probleem te achterhalen, wordt het gemakkelijker om deze gevoelige kwesties met betrokken werknemers te bespreken en een oplossing te vinden.
Heb je de juiste tools en ideologieën in plaats? Het voorbereiden van oplossingen met behulp van deze tips is een zekere manier om je bedrijf klaar te maken voor succes bij het omgaan met interculturele communicatieproblemen. Neem de tijd om je bedrijf te analyseren om te zien of je voorbereid bent op potentiële problemen.
Door dit te doen, kun je je organiseren met effectieve oplossingen voor communicatieproblemen op de werkvloer voordat ze zich zelfs voordoen. Onthoud dat het doel van effectieve interculturele communicatie is om begrip en samenwerking te bevorderen, wat essentieel is voor een bloeiende, diverse werkplek.
Add comment